Prijava i provedba EU projekta često u istoj rečenici, ali apsolutno različiti pojmovi

Dok će netko na ovaj naslov reći, pih pa razlika je očigledna, kada postavite konkretnije pitanje, većina zastane. Naravno, govorimo o osobama kojima EU projekti nisu svakodnevica. Upravo su me moji klijenti i potakli na pojašnjenje ovih termina.

Često puta me pitaju, što ja to dobivam u tvojoj usluzi?

Kada kažem da prijava projekta podrazumijeva:

• razradu ideje odnosno što želite postići realizacijom ideje/projekta 
• definiranje ciljeva projekta (općih i specifičnih) koji moraju biti u skladu s uvjetima javnog poziva 
• razradu aktivnosti kojima će se ostvariti cilj(evi) 
• opis očekivanih rezultata i učinaka navedenih aktivnosti 
• predviđanje rizika koji se mogu pojaviti tijekom provedbe kao i načini rješavanja istih 
• planiranje budžeta za svaku aktivnost te usklađenje s prihvatljivim troškovima javnog poziva 
• prikupljanje dokumentacije uvjetovane natječajem te 
• podnošenje prijave projektnog prijedloga putem elektronskog sustava.  

Na to mi uglavnom kažu, uh ima toga, što sve to obuhvaća samo prijava? Da. Baš tako, ima posla.

Pitanje koje slijedi, pa dobro što je onda provedba?

O provedbi pričamo tek ako vaš projektni projedlog bude pozitivno ocjenjen te zaprimite Odluku o dodjeli bespovratnih sredstava i potpišete Ugovor o financiranju što je ujedno i prva aktivnost.

Nakon toga slijedi: 

• imenovanje osobe za vođenje projekta i projektnog tima 
• izrada plana provedbe koji mora biti usklađen s hodogramom aktivnosti iz projektnog prijedloga 
• izrada plana kvalitete koji će vas voditi u kvalitetnom izvršavanju planiranih aktivnosti i jamčiti dobru ocjenu u završnom izvješću projekta 
• izrada plana promidžbenih aktivnosti u koji je nužno uključiti obavezne aktivnosti prema Uputama za informiranje i vidljivost projekta koje su dio natječajne dokumentacije stoga obratite posebnu pažnju na taj dokument 
• nezaobilazan plan nabave ukoliko ste projektnom predvidjeli aktivnost nabave opreme, strojeva, uređaja ili usluga koje su nužne za provedbu projekta, a u kojemu ćete uzeti u obzir jeste li obveznik ili neobveznik javne nabave 
• organizacija inicijalnog sastanaka na kojemu upoznajte sve članove tima i/ili partnere s aktivnostima projekta, hodogramom i budžetom te odgovornostima svakoga tko je uključen u projekt 
• koordinacija aktivnosti i tima 
• praćenje utroška sredstava 
• komunikacija s nadležnim tijelom 
• podnošenje zahtjeva za predujam ako je predviđeno natječajem i/ili dostava izvještaja o napretku 
• izrada završnog izvješća o provedbi projekta.

Svaki od ova dva pojma podrazumijeva veliki broj manjih aktivnosti. Zbog nepoznavanja termina pa i samog opsega posla, veliki broj prijavitelja upadne u zamku, ma mogu ja to sam/a što često puta dovede do odustajanja od prijave ili velikih pogrešaka u provedbi projekta. Nije pogrešno ne znati, već je pogrešno ne pitati, a nastupati kao da sve znate. Nemojte se ustručavati pitati.

Svijet EU projekata je jako velik, prostire se na svim područjima i djelatnostima da je ponekad i nama koji živimo u tom svijetu povremeno potreban dan, dva da pronađemo pravu informaciju.

Ako krećete sami na ovo putovanje, naoružajte se strpljivošću i čitajte sve smjerokaze, ali isključivo pomoću kompasa. Odnosno vašeg, već na papiru napisanog projekta kako ne biste lutali u područjima, strategijama i natječajima koji nisu za vas.

A ako ipak želite do pravog EU natječaja doći putem GPS-a, javite se za konzultacije i suradnju sa mnom.